Tips om markedsføring, sosiale medier og IT for din bedrift

Newsletter

5 tips for å redusere papirforbruket på kontoret

onsdag, 28.10.2015

Mange bedrifter bruker langt mer penger enn nødvendig på papir og printing. I USA forbruker hver kontoransatte i gjennomsnitt opp til ti tusen papirark hvert år, ifølge Minnesota Pollution Control Agency, og landet bruker nesten en tredjedel av papiret i verden. Mange tenker ikke over de enorme kostnadene et slikt forbruk fører med seg over tid. En pakke med kopipapir koster kanskje mindre enn en femtilapp, men når utgiftene med for eksempel porto og printing kommer i tillegg, koster papirforbruket ganske mye mer enn selve papiret opprinnelig gjorde. Hvis du vil gjøre kontoret ditt mer miljøvennlig og billigere i drift, merk deg de følgende punktene.

 

5 tips for å redusere papirforbruket på kontoret

 

1 – Innfør klare retningslinjer for bruk av printerne

Enhver bedrift bør ha strenge retningslinjer for bruk av printerne, det reduserer unødvendige utskrifter og forhindrer at de ansatte bruker kontorets printere til private formål. Spesifiser for personalet hva som er tillatt og hva som ikke er tillatt når det gjelder å ta utskrifter. Dersom de fleste utskriftene på ditt kontor er til intern bruk, sett standardverdien på utskriftkvaliteten til et lavt nivå og benytt billig, resirkulert papir. Husk at å skrive ut med et lavt kvalitetsnivå fører til et vesentlig lavere forbruk av blekk. Det finnes også programmer for å administrere bruken av printerne. De lar deg blant annet overvåke og begrense utskrifter, og lage kvoter for hver ansatt.

2 – Korresponder via e-post når det er mulig

Selv om den tradisjonelle snegleposten alltid vil være ideell for enkelte typer dokumenter og brev, kan det aller meste uten problemer sendes via e-post. Dessuten er e-post selvsagt også mye mer kostnadseffektivt. Dersom ditt kontor er i kontakt med kunder, bør de oppfordres til å korrespondere via internett. Dersom bedriften sender ut varer til kundene, send fakturaer og andre nødvendige dokumenter på e-post i stedet for med vanlig post. Å flytte visse deler av virksomheten over på digitale plattformer kan virke veldig omfattende, men i det lange løp vil det være verdt det.

5 tips-2

3 – Unngå søppelpost

At søppelpost er negativt sier seg egentlig selv, men mange har ulike formeninger om hva som er søppelpost og hva som ikke er det. I tillegg til daglig å motta enorme mengder spam på e-post, får mange også ganske mye uønsket post i postkassen. Bedrifter sender ofte ut ting som kataloger, kuponger og andre typer forsendelser som ingen egentlig har bedt om, og som regel havner dette rett i søppelkassen. I noen tilfeller kan det være økonomisk forsvarlig å sende ut større partier med uoppfordret post, men det er likevel en god ide å tenke seg om før man gjør det. Dette for å verne om bedriftens renommé, og ikke minst ha en miljøvennlig profil.

4 – Resirkuler

Ved siden av bedriftens retningslinjer for utskrifter, bør du også vurdere å innføre noen enkle instrukser for resirkulering av papiret. Gjør det til en vane å bruke begge sider av papiret når dere skriver ut skisser og utkast. Ha derfor også en egen bunke til tidligere utskrifter som ikke lenger trengs, men som fortsatt har en blank side. Når papiret til slutt er oppbrukt bør det gå i en egen container for papir og papirbaserte produkter. Noen steder er dette allerede pålagt av det offentlige. Glem ikke å også informere rengjøringspersonellet om kontorets etablerte regler for resirkulering.

5 – Papirløse møter

Så sant det er mulig, unngå å dele ut informasjon på papir når dere har møter. Vis heller presentasjoner ved hjelp av prosjektor eller på en tavle. Dersom de ansatte trenger å ha noe materiale med seg hjem er det bedre å sende dette i en e-post, enn på et papirark som uansett har lett for å bli forlagt.

Dette kan være interessant for deg:

Følg oss i sosiale medier

Alle rettigheter reservert © Marktplatz Mittelstand GmbH & Co. KG 1996-2015